Que faire si mon budget prévisionnel évolue au fur et à mesure des discussions engagées avec un potentiel mécène ?

Les échanges avec des financeurs potentiels peuvent s’étendre sur plusieurs mois. Il arrive parfois que le budget prévisionnel de votre projet évolue au fil des discussions. Cela peut créer un écart entre la version initiale de votre budget envoyée au prospect et la version actualisée. Nous vous recommandons d’être transparent avec vos interlocuteurs. si les ajustements apportés au budget sont marginaux, vous pouvez attendre les derniers tours de discussion pour signaler ces corrections; inutile d’en faire un point central des échanges si, au contraire, il s’agit d’ajustements plus structurels, ayant une incidence importante sur vos objectifs et/ou le montant que vous recherchez (à la hausse comme à la baisse), tenez rapidement informé votre interlocuteur, en étant transparent sur les raisons de ces modifications. Soyez clair, précis et valorisez la valeur ajoutée de ces corrections.

Comment valoriser les dons de particuliers dans mon plan de financement ?

Les dons de particuliers peuvent être indiqués dans la sous-catégorie “Mécénat – soutiens privés” du bloc “Ressources” de votre budget. Vous pouvez par exemple y inscrire une campagne de crowdfunding ayant permis de lever des fonds pour votre projet (“Crowdfunding – Obtenu”), ou les dons de grands donateurs (“Grands donateurs” ou “Donateurs particuliers”).

Comment estimer la part de frais de gestion affectée à mon projet ?

Dans le template mis à votre disposition, on désigne par frais de gestion l’ensemble des coûts liés au fonctionnement général de votre structure (communication, frais de collecte, comptabilité, informatique, conseil juridique, …) – les coûts humains de mise en œuvre opérationnelle de votre projet seront eux affectés au bloc “Pilotage”. Vous pouvez donc lier une part de frais de gestion à votre projet (généralement 10% à 15% du budget total), pour soutenir le financement de votre structure. Ces coûts font souvent l’objet de discussions avec les mécènes, ces derniers étant généralement réticents à l’idée de financer ce type de dépenses. Il faut donc parfois faire preuve de pédagogie, et prendre le temps d’expliquer les singularités de votre fonctionnement, qui peuvent légitimer des frais de fonctionnement considérés comme élevés. Nous vous recommandons à ce sujet l’article d’Arthur Gautier, Professeur Associé à l’ESSEC Business School et Titulaire de la Chaire Philanthropie “En finir avec le sophisme des frais de fonctionnement et de collecte”.

Comment estimer le montant de certains services et prestations ?

La mise en œuvre de votre projet repose parfois sur l’appel à un prestataire. Certaines prestations peuvent être difficiles à estimer, notamment lorsqu’elles sortent de l’ordinaire de vos activités. Pour en estimer le coût, pensez à : qualifier votre besoin (objectifs, durée, livrables, contraintes…) échanger avec des pairs, ayant mené des projets similaires, afin d’obtenir leur retour d’expérience identifier et sélectionner 2 à 3 prestataires compétents (recommandation, références, expertises, positionnement…) et leur demander un devis. Pensez à comparer les propositions en prenant en compte d’éventuels coûts cachés.

Que faire si je n’ai pas réuni l’ensemble des fonds nécessaires à la réalisation de mon projet ?

Il peut arriver que la totalité des financements recherchés ne soit malheureusement pas collectée. Dans ce cas, plusieurs solutions s’offrent à vous : Revoir le calendrier : Vous pouvez décider de prolonger le délai de collecte afin de réunir le montant manquant. Réajuster les objectifs : Il est possible de poursuivre le projet en modifiant ses objectifs, en les adaptant à un budget réduit. Réduire la portée du projet : Vous pouvez démarrer le projet par étapes, en vous concentrant sur les premières phases et en recherchant de nouveaux financeurs pour la suite. Annuler le projet : Si la situation l’impose, il conviendra de discuter avec les financeurs ayant déjà contribué, pour leur proposer de réaffecter les fonds à une autre initiative. Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel de tenir vos partenaires financiers informés de l’évolution de la situation et de l’impact de ces ajustements sur le projet. Pensez à anticiper cette situation dans vos conventions de mécénat.

Que faire si j’ai un surplus de financements pour mettre en œuvre mon projet ?

Il peut arriver que la collecte de fonds dépasse l’objectif initialement fixé. Dans ce cas, plusieurs options s’offrent à vous : La plus fréquente : augmenter l’impact du projet Le surplus de financements peut permettre de renforcer votre projet, d’ajouter de nouvelles actions et d’élargir le nombre de bénéficiaires. Affecter le surplus à un autre projet Si votre projet initial n’a pas besoin de fonds supplémentaires, le surplus collecté peut être réaffecté à une autre initiative portée par votre structure. La plus rare : restituer les fonds aux mécènes Si les financeurs refusent que les fonds excédentaires soient utilisés pour un autre projet et que votre projet n’a plus de besoins financiers, il conviendra de leur rendre la somme excédentaire. Dans tous les cas, il est crucial de tenir vos partenaires financiers informés de la situation, notamment en cas de réallocation des fonds à un autre projet. Cette démarche ne peut être réalisée qu’avec leur accord préalable. Pensez également à anticiper cette possibilité dans vos conventions de mécénat.

Que faire si mon budget prévisionnel évolue au fur et à mesure des discussions engagées avec un potentiel mécène ?

Les échanges avec des financeurs potentiels peuvent s’étendre sur plusieurs mois. Il arrive parfois que le budget prévisionnel de votre projet évolue au fil des discussions. Cela peut créer un écart entre la version initiale de votre budget envoyée au prospect et la version actualisée. Nous vous recommandons d’être transparent avec vos interlocuteurs. si les ajustements apportés au budget sont marginaux, vous pouvez attendre les derniers tours de discussion pour signaler ces corrections; inutile d’en faire un point central des échanges si, au contraire, il s’agit d’ajustements plus structurels, ayant une incidence importante sur vos objectifs et/ou le montant que vous recherchez (à la hausse comme à la baisse), tenez rapidement informé votre interlocuteur, en étant transparent sur les raisons de ces modifications. Soyez clair, précis et valorisez la valeur ajoutée de ces corrections.

Comment valoriser les dons de particuliers dans mon plan de financement ?

Les dons de particuliers peuvent être indiqués dans la sous-catégorie “Mécénat – soutiens privés” du bloc “Ressources” de votre budget. Vous pouvez par exemple y inscrire une campagne de crowdfunding ayant permis de lever des fonds pour votre projet (“Crowdfunding – Obtenu”), ou les dons de grands donateurs (“Grands donateurs” ou “Donateurs particuliers”).

Comment estimer la part de frais de gestion affectée à mon projet ?

Dans le template mis à votre disposition, on désigne par frais de gestion l’ensemble des coûts liés au fonctionnement général de votre structure (communication, frais de collecte, comptabilité, informatique, conseil juridique, …) – les coûts humains de mise en œuvre opérationnelle de votre projet seront eux affectés au bloc “Pilotage”. Vous pouvez donc lier une part de frais de gestion à votre projet (généralement 10% à 15% du budget total), pour soutenir le financement de votre structure. Ces coûts font souvent l’objet de discussions avec les mécènes, ces derniers étant généralement réticents à l’idée de financer ce type de dépenses. Il faut donc parfois faire preuve de pédagogie, et prendre le temps d’expliquer les singularités de votre fonctionnement, qui peuvent légitimer des frais de fonctionnement considérés comme élevés. Nous vous recommandons à ce sujet l’article d’Arthur Gautier, Professeur Associé à l’ESSEC Business School et Titulaire de la Chaire Philanthropie “En finir avec le sophisme des frais de fonctionnement et de collecte”.

Comment estimer le montant de certains services et prestations ?

La mise en œuvre de votre projet repose parfois sur l’appel à un prestataire. Certaines prestations peuvent être difficiles à estimer, notamment lorsqu’elles sortent de l’ordinaire de vos activités. Pour en estimer le coût, pensez à : qualifier votre besoin (objectifs, durée, livrables, contraintes…) échanger avec des pairs, ayant mené des projets similaires, afin d’obtenir leur retour d’expérience identifier et sélectionner 2 à 3 prestataires compétents (recommandation, références, expertises, positionnement…) et leur demander un devis. Pensez à comparer les propositions en prenant en compte d’éventuels coûts cachés.

Que faire si je n’ai pas réuni l’ensemble des fonds nécessaires à la réalisation de mon projet ?

Il peut arriver que la totalité des financements recherchés ne soit malheureusement pas collectée. Dans ce cas, plusieurs solutions s’offrent à vous : Revoir le calendrier : Vous pouvez décider de prolonger le délai de collecte afin de réunir le montant manquant. Réajuster les objectifs : Il est possible de poursuivre le projet en modifiant ses objectifs, en les adaptant à un budget réduit. Réduire la portée du projet : Vous pouvez démarrer le projet par étapes, en vous concentrant sur les premières phases et en recherchant de nouveaux financeurs pour la suite. Annuler le projet : Si la situation l’impose, il conviendra de discuter avec les financeurs ayant déjà contribué, pour leur proposer de réaffecter les fonds à une autre initiative. Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel de tenir vos partenaires financiers informés de l’évolution de la situation et de l’impact de ces ajustements sur le projet. Pensez à anticiper cette situation dans vos conventions de mécénat.

Que faire si j’ai un surplus de financements pour mettre en œuvre mon projet ?

Il peut arriver que la collecte de fonds dépasse l’objectif initialement fixé. Dans ce cas, plusieurs options s’offrent à vous : La plus fréquente : augmenter l’impact du projet Le surplus de financements peut permettre de renforcer votre projet, d’ajouter de nouvelles actions et d’élargir le nombre de bénéficiaires. Affecter le surplus à un autre projet Si votre projet initial n’a pas besoin de fonds supplémentaires, le surplus collecté peut être réaffecté à une autre initiative portée par votre structure. La plus rare : restituer les fonds aux mécènes Si les financeurs refusent que les fonds excédentaires soient utilisés pour un autre projet et que votre projet n’a plus de besoins financiers, il conviendra de leur rendre la somme excédentaire. Dans tous les cas, il est crucial de tenir vos partenaires financiers informés de la situation, notamment en cas de réallocation des fonds à un autre projet. Cette démarche ne peut être réalisée qu’avec leur accord préalable. Pensez également à anticiper cette possibilité dans vos conventions de mécénat.

Boite à outils

Construire un budget associatif

Lucas Lefebvre

Directeur développement et mécénat make.org foundation

Lucas Lefebvre est Directeur du Mécénat et du développement de Make.org Foundation. Il possède plus de 10 ans d’expérience en levée de fonds philanthropiques au profit de projets à impact.

Modèle de budget

1/6 - Introduction maxresdefault

2/6 - Objectifs et fondamentaux INTRODUCTION - PARTIE 16

3/6 - Les dépenses

4/6 - Les Ressources

5/6 - Faire une version pitchdeck de son budget

6/6 - Conclusion

1/6 - Introduction

Bienvenue sur ce module dédié à la construction budgétaire de son projet associatif !

Pourquoi avons-nous souhaité vous proposer cette formation ?

Nous voulions répondre à deux principaux besoins des associations :

Structurer sa démarche : de nombreuses associations nous ont fait part de leurs difficultés à construire le budget de leur projet
Lever un frein à la levée de fonds : les mécènes financiers ont besoin de comprendre avec précision les projets qui leur sont proposés, notamment via des budget clairs, efficaces et lisibles

À qui s’adresse cette formation ?

Elle s’adresse à toutes les associations d’intérêt général, quelle que soit leur taille ou maturité sur le sujet, souhaitant connaître les bases de la construction d’un budget, ou accéder à des conseils pratiques.

Faut-il des connaissances ou compétences particulières pour la suivre ?

Il n’y a besoin d’aucune compétence particulière en finance ou comptabilité.
Nous attendons simplement de votre part des notions de base du logiciel Excel
Nous vous conseillons également de suivre cette formation en ayant un projet en tête, pour faciliter la compréhension et l’appropriation des conseils donnés.

Quels sont les objectifs de cette formation ?

Un objectif central : vous permettre de construire un budget personnalisé.

Attention, nous ne regarderons pas dans cette formation la construction d’un budget reprenant le format du plan comptable associatif.

Nous souhaitons vous donner les clefs pour :

construire un budget qui traduise les singularités de votre projet
structurer votre démarche; nous vous présenterons dans cette formation un modèle de budget
servir le narratif de votre projet et convaincre plus facilement de potentiels mécènes

2/6 - Objectifs et fondamentaux

Dans cette partie, nous souhaitions revenir sur quelques fondamentaux.

Pourquoi construit-on un budget ?

C’est une étape incontournable pour cadrer son projet, estimer le niveau de ressources à mobiliser et vérifier la viabilité économique de votre initiative.

Un budget a une double utilité :

en interne : il devient votre référence, vous aidant à prévenir ou à repérer d’éventuels écarts financiers. En fin de projet, il sert de point de comparaison avec les prévisions initiales, permettant d’en tirer des enseignements clés sur la mise en œuvre.
en externe : le budget est un très bon outil pour préciser les modalités de votre action, et expliquer concrètement ce que vous souhaitez mettre en œuvre; c’est aussi un moyen de rassurer d’éventuels partenaires financiers, en montrant votre sérieux et professionnalisme.

Quels sont les différents formats de budget ?

Il existe 3 types de formats budgétaires :

le budget au format plan comptable associatif
le budget au format personnalisé
le budget synthétique, intégré à la présentation générique de votre projet

Quels sont les deux principes à respecter ?

Un budget est structuré autour de deux blocs : les dépenses à gauche, et les ressources à droite
Il doit être équilibré : le total du bloc des dépenses doit être égal à celui des ressources

3/6 - Les dépenses

Préambule

Nous regardons dans cette vidéo le template de budget proposé – ce dernier est téléchargeable en haut de la page.
Pour en faciliter la compréhension, le template est pré-renseigné avec un projet nommé “e-learning santé”, dont l’objectif est de produire une formation en ligne à destination des professionnel de santé pour faciliter les repérages et signalements de violences commises sur les enfants ; les montants indiqués sont fictifs, et servent d’illustration.

Le bloc des dépenses du budget se situe à gauche.
Il est organisé autour de différentes colonnes :

“Poste budgétaire” : pour nommer chacune des dépenses
“Responsable” : pour associer chaque dépense à un responsable
Les années : pour ventiler les dépenses dans le temps
“Commentaires” : pour apporter d’éventuelles précisions
“Ventilation du don” (facultatif) : pour affecter un potentiel don à certaines dépenses

Comment structurer son bloc des dépenses ?

Il faut tout d’abord :

Déterminer la durée de son projet : ponctuel ou pluriannuel
Organiser les dépenses de son projet autour de différents “segments” personnalisés ou sous-catégories qui vont en faciliter la compréhension.
Deux conseils :
- On doit pouvoir comprendre votre projet à la simple lecture de ces sous-catégories de dépenses ; il faut donc les personnaliser; elles seront différentes d’un projet à l’autre.
- Les segments “pilotage de projet” et “frais de gestion” font exception à cette règle et n’ont pas besoin d’être personnalisés, et peuvent se retrouver dans les budgets de différents projets.

Il faut ensuite nommer, catégoriser et évaluer chacune des lignes de dépenses.

Pour nommer les dépenses :

il faut des terminologies claires et précises (éviter le langage d’expert, les acronymes, les formules vagues…)
il faut valoriser ce qui est fait, et éviter par exemple de mettre un intitulé de poste très générique (Chargé(e) de Mission, Chargé(e) de communication…).

Pour les catégoriser, 3 grandes options possibles :

Ressources humaines – Temps homme
Achat de fournitures et matériels
Service d’un prestataire

Pour les évaluer :

Temps homme : évaluation sur la base d’un coût jour homme, ou du pourcentage d’un salaire annuel
Fournitures et Prestataires : évaluation sur la base d’un devis et/ou d’un projet similaire

Focus sur les “contributions volontaires en nature”

On appelle “contributions volontaires en nature” les biens, services ou ressources mis à disposition gratuitement par des tiers (bénévoles, entreprises, collectivités, etc.). Elles peuvent prendre plusieurs formes : dons de biens, mise à disposition de locaux ou de matériel, mécénat de compétences, temps de bénévolat…
Il faut les valoriser dans votre budget !
Pour des contributions ponctuelles vous pouvez les intégrer aux segments de dépenses correspondants; pour des contributions plus conséquentes (notamment lorsque votre activité repose sur un important volume de temps bénévole), vous pouvez créer une sous-catégorie dédiée

Attention, certains mécènes demandent explicitement à ce que les contributions volontaires en nature figurent dans une catégorie dédiée; soyez donc attentifs aux attentes de vos potentiels financeurs.

4/6 - Les Ressources

Préambule

Nous regardons dans cette vidéo le template de budget proposé – ce dernier est téléchargeable en haut de la page.
Pour en faciliter la compréhension, le template est pré-renseigné avec un projet nommé “e-learning santé”, dont l’objectif est de produire une formation en ligne à destination des professionnels de santé pour faciliter les repérages et signalements de violences commises sur les enfants ; les montants indiqués sont fictifs, et servent d’illustration.

Le bloc des ressources du budget se situe à droite.
Il est organisé autour de différentes colonnes :

“Financeurs”, pour nommer vos partenaires financiers
“Statut”, pour préciser si les montants indiqués ont été sécurisés
« Les années » : pour ventiler les dépenses dans le temps
“Commentaires” : pour apporter d’éventuelles précisions

Comment structurer son bloc des ressources ?
Il faut tout d’abord :

Retrouver la même temporalité que celle du bloc des dépenses
Organiser les ressources autour de différentes sous-catégories :
Fonds propres / Subventions Publiques / Mécénat (soutiens privés)

Il faut ensuite nommer, catégoriser et évaluer chacune des lignes de ressources.

Pour nommer les ressources, il y a deux options :

soit on indique le nom du financeur (d’une entreprise, d’une fondation, d’une entité publique…)
soit on indique un type de financement (“prestations”, “autre partenaire public”…)

Pour les catégoriser, il faut indiquer le statut de chacune de ces lignes.

Nous vous proposons 3 options :

“Obtenu” : pour les financements validés et sécurisés
“Sollicité” : pour les demandes transmises et en instruction
“En recherche” : pour les prospections en cours

Pour les évaluer :
Il vous suffit ici de ventiler les financements dans le temps, qu’ils soient sécurisés, sollicités ou en recherche.

Focus sur les “contributions volontaires en nature”

N’oubliez pas de les indiquer !
Pour des contributions ponctuelles vous pouvez les intégrer à la catégorie de ressources correspondantes (par exemple, dans “Mécénat – soutiens privés” pour un mécénat de compétences);
A nouveau, pour des contributions plus conséquentes (notamment lorsque votre activité repose sur un important volume de temps bénévole), vous pouvez créer une sous-catégorie dédiée.

Un conseil important

Lorsque vous transmettez votre budget détaillé à un mécène intéressé par votre projet, pensez à faire figurer ce potentiel financeur dans le bloc des ressources, en statut “sollicité”.
C’est un bon moyen d’indiquer de manière claire et de préciser le montant que vous souhaitez obtenir.

Quelles vérifications faut-il effectuer une fois son budget terminé ?

Pensez à vérifier chacune de vos formules et l’ensemble des totaux
Vérifiez que le budget est bien équilibré (dépenses = ressources)
Faites une relecture globale, pour corriger d’éventuelles coquilles et intitulés insuffisamment précis

5/6 - Faire une version pitchdeck de son budget

Préambule

Le “pitchdeck” de votre projet est tout simplement le document générique que vous allez utiliser pour présenter votre projet lors de rendez-vous avec de potentiels financeurs.
Ce dernier doit inclure des éléments sur votre structure, sur la problématique à laquelle vous souhaitez répondre, et sur l’action que vous allez mettre en œuvre.

Il doit également comporter une partie budgétaire au format synthétique, que nous vous proposons de regarder dans cette vidéo.

Quels éléments doivent figurer dans la partie budgétaire de mon pitchdeck ?

On doit y retrouver deux sous-parties :

le “budget prévisionnel”, qui va correspondre au bloc des dépenses de votre budget détaillé
le “plan de financement”, qui va lui correspondre au bloc des ressources

Comment créer ma slide “budget prévisionnel” ?

Deux manipulations permettent de simplifier votre bloc de dépenses pour l’intégrer sur une slide unique :

tout d’abord, il est inutile d’indiquer les coûts de chaque ligne – vous pouvez faire figurer uniquement les coûts de chaque sous-catégorie, l’objectif étant de présenter les grands postes de dépenses de votre projet, et non de rentrer dans le détail.
vous pouvez également regrouper certaines lignes de dépenses entre elles, pour alléger et simplifier la lecture de votre budget

Comment créer ma slide “Plan de financement” ?

le travail d’adaptation est ici beaucoup plus simple; vous pouvez simplement faire disparaître les noms des sous-catégories de financement (subventions publiques, mécénat…) et vous concentrer sur les lignes de ressources
il est important de retrouver sur cette slide le statut des financements en question, en particulier ceux qui ont été sécurisés
cette slide doit vous permettre de présenter à votre prospect la somme globale que vous recherchez, et, éventuellement, le don que vous souhaiteriez obtenir de sa part

6/6 - Conclusion

Merci d’avoir suivi cette formation !

Quelques points clefs à retenir :

Soyez structuré dans votre démarche
Évitez les erreurs les plus classiques (mauvaises formules, intitulés peu clairs, oubli du prospect dans votre plan de financement…)
Présentez un budget synthétique dans votre pitchdeck

Pour aller plus loin :

Soyez attentifs aux retours de vos prospects, et aux questions qui vous sont posées
Échangez entre pairs, notamment sur les problématiques budgétaires que vous pouvez rencontrer
N’oubliez pas de consulter les rubriques “FAQ” et “Ressources complémentaires” de cette formation

Nous vous souhaitons bon courage pour la réalisation de vos futurs projets !

FAQ

Que faire si mon budget prévisionnel évolue au fur et à mesure des discussions engagées avec un potentiel mécène ?
Les échanges avec des financeurs potentiels peuvent s’étendre sur plusieurs mois.

Il arrive parfois que le budget prévisionnel de votre projet évolue au fil des discussions.
Cela peut créer un écart entre la version initiale de votre budget envoyée au prospect et la version actualisée.

Nous vous recommandons d’être transparent avec vos interlocuteurs.
- si les ajustements apportés au budget sont marginaux, vous pouvez attendre les derniers tours de discussion pour signaler ces corrections; inutile d’en faire un point central des échanges
- si, au contraire, il s’agit d’ajustements plus structurels, ayant une incidence importante sur vos objectifs et/ou le montant que vous recherchez (à la hausse comme à la baisse), tenez rapidement informé votre interlocuteur, en étant transparent sur les raisons de ces modifications. Soyez clair, précis et valorisez la valeur ajoutée de ces corrections.
Comment valoriser les dons de particuliers dans mon plan de financement ?

Les dons de particuliers peuvent être indiqués dans la sous-catégorie “Mécénat – soutiens privés” du bloc “Ressources” de votre budget. Vous pouvez par exemple y inscrire une campagne de crowdfunding ayant permis de lever des fonds pour votre projet (“Crowdfunding – Obtenu”), ou les dons de grands donateurs (“Grands donateurs” ou “Donateurs particuliers”).
Comment estimer la part de frais de gestion affectée à mon projet ?

Dans le template mis à votre disposition, on désigne par frais de gestion l’ensemble des coûts liés au fonctionnement général de votre structure (communication, frais de collecte, comptabilité, informatique, conseil juridique, …) – les coûts humains de mise en œuvre opérationnelle de votre projet seront eux affectés au bloc “Pilotage”.

Vous pouvez donc lier une part de frais de gestion à votre projet (généralement 10% à 15% du budget total), pour soutenir le financement de votre structure.

Ces coûts font souvent l’objet de discussions avec les mécènes, ces derniers étant généralement réticents à l’idée de financer ce type de dépenses. Il faut donc parfois faire preuve de pédagogie, et prendre le temps d’expliquer les singularités de votre fonctionnement, qui peuvent légitimer des frais de fonctionnement considérés comme élevés.

Nous vous recommandons à ce sujet l’article d’Arthur Gautier, Professeur Associé à l’ESSEC Business School et Titulaire de la Chaire Philanthropie “En finir avec le sophisme des frais de fonctionnement et de collecte”.
Comment estimer le montant de certains services et prestations ?
La mise en œuvre de votre projet repose parfois sur l’appel à un prestataire.

Certaines prestations peuvent être difficiles à estimer, notamment lorsqu’elles sortent de l’ordinaire de vos activités.

Pour en estimer le coût, pensez à :
- qualifier votre besoin (objectifs, durée, livrables, contraintes…)
- échanger avec des pairs, ayant mené des projets similaires, afin d’obtenir leur retour d’expérience
- identifier et sélectionner 2 à 3 prestataires compétents (recommandation, références, expertises, positionnement…) et leur demander un devis. Pensez à comparer les propositions en prenant en compte d’éventuels coûts cachés.
Que faire si je n’ai pas réuni l’ensemble des fonds nécessaires à la réalisation de mon projet ?
Il peut arriver que la totalité des financements recherchés ne soit malheureusement pas collectée. Dans ce cas, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Revoir le calendrier : Vous pouvez décider de prolonger le délai de collecte afin de réunir le montant manquant.
- Réajuster les objectifs : Il est possible de poursuivre le projet en modifiant ses objectifs, en les adaptant à un budget réduit.
- Réduire la portée du projet : Vous pouvez démarrer le projet par étapes, en vous concentrant sur les premières phases et en recherchant de nouveaux financeurs pour la suite.
- Annuler le projet : Si la situation l’impose, il conviendra de discuter avec les financeurs ayant déjà contribué, pour leur proposer de réaffecter les fonds à une autre initiative.
Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel de tenir vos partenaires financiers informés de l’évolution de la situation et de l’impact de ces ajustements sur le projet. Pensez à anticiper cette situation dans vos conventions de mécénat.
Que faire si j’ai un surplus de financements pour mettre en œuvre mon projet ?
Il peut arriver que la collecte de fonds dépasse l’objectif initialement fixé. Dans ce cas, plusieurs options s’offrent à vous :
- La plus fréquente : augmenter l’impact du projet
  Le surplus de financements peut permettre de renforcer votre projet, d’ajouter de nouvelles actions et d’élargir le nombre de bénéficiaires.
- Affecter le surplus à un autre projet
  Si votre projet initial n’a pas besoin de fonds supplémentaires, le surplus collecté peut être réaffecté à une autre initiative portée par votre structure.
- La plus rare : restituer les fonds aux mécènes
  Si les financeurs refusent que les fonds excédentaires soient utilisés pour un autre projet et que votre projet n’a plus de besoins financiers, il conviendra de leur rendre la somme excédentaire.
Dans tous les cas, il est crucial de tenir vos partenaires financiers informés de la situation, notamment en cas de réallocation des fonds à un autre projet. Cette démarche ne peut être réalisée qu’avec leur accord préalable. Pensez également à anticiper cette possibilité dans vos conventions de mécénat.

Ressources complémentaires

Comment faire un budget prévisionnel ? Les points clés – par Hello Asso

Un article publié sur le blog d’Hello Asso pour réaliser le budget prévisionnel de sa structure.
HelloAsso propose des outils numériques gratuits pour les associations (collecte de don en ligne, module de paiement, campagne de financement..).

Suivre le lien

Article LinkedIn “En finir avec le sophisme des frais de fonctionnement et de collecte”

Par Arthur Gautier, Professeur Associé à l’ESSEC Business School et Titulaire de la Chaire Philanthropie

Suivre le lien

Le Mouvement Associatif
Le Mouvement Associatif souhaite développer une politique de vie associative à la hauteur des enjeux et pour tendre vers une société plus juste, plus durable et plus humaine.
Vous retrouvez sur son site internet des webinaires et articles pour vous aider dans la gestion et le développement de votre association.

Suivre le lien

Solidatech

Solidatech est un programme de solidarité numérique dédié aux associations. Vous retrouver sur son site un centre de ressources, vous donnant accès à des webinaires, des outils gratuits et des conseils

Suivre le lien

France Générosités
France générosités est le syndicat professionnel des organisations faisant appel à la générosité du public, qui rassemble associations et fondations oeuvrant pour toutes les causes d’intérêt général. Vous retrouvez sur son site des études, des chiffres clefs et des dossiers thématiques.

Suivre le lien

Guides de gestion financière de l’association – par la MAIF

Suivre le lien

L’Associathèque

Un ensemble d’articles, de dossiers thématiques, et d’outils destinés aux associations.

Suivre le lien

En savoir plus avec...

Test image